Zusammenarbeit mit DevShelter - Teil 2: Software zur Projektverwaltung

Worum gehts?

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In Teil 1 habe ich Dir gezeigt, welche drei Komponenten ich für eine Zusammenarbeit aus der Ferne für unabdingbar halte: "Nachrichtensystem", "Software zur Projektverwaltung" und "Ein Board, um Ideen festzuhalten". Mit Microsoft Teams und Microsoft Whiteboard habe ich mich auch bereits für zwei der drei Komponenten entschieden.

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In diesem Beitrag möchte ich dir zeigen, für welche Software zur Projektverwaltung ich mich entschieden habe, welche Kandidaten es gab und wieso die Entscheidung ausgefallen ist, wie sie ist.

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Die Anforderungen

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Zu Beginn stehen natürlich immer die Anforderungen. Hier ist es wichtig, wirklich jede Kleinigkeit zu bedenken. Auch wenn viele der aufgelisteten Funktionen eigentlich als "Basisfunktionalität" gesehen werden können, sind sie noch lange nicht in jeder Software enthalten. Dazu zählen z.B. Funktionen wie das Erwähnen anderer Benutzer via @ oder das Teilen von Dokumenten und Bildern.

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Für meinen Anwendungsfall sind neben den erwähnten "Basisfunktionalitäten" noch folgende Dinge wichtig:‍

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• Integration in Microsoft Teams
  Die Software als App direkt in Microsoft Teams zu nutzen bietet mehr Nutzerfreundlichkeit.
• Wiki
  Ein integriertes Wiki ist hilfreich, um neuen Nutzern die Software zu erklären und auf Besonderheiten hinzuweisen.
• Anbindung an Microsoft Entra ID
  Für mich ein absolutes K.O.-Kriterium. Wie in Teil 1 erwähnt ist es mir besonders wichtig, alles über ein zentrales Konto bereitstellen zu können.

Benutzerfreundlich

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Die Software sollte möglichst übersichtlich gestaltet und leicht zu bedienen sein. Auch unerfahrene Benutzer sollen sich schnell zurecht finden.

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Lizenzierung

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Da meine Projekte oft terminiert sind, benötige ich für meine Kunden oft nur einen Zugang für die Dauer des Projektes. Ein "Pro-Benutzer"-Modell ist daher nicht sehr zielführend. Zwar kann dem Benutzer nach erfolgreichem Abschluss die Lizenz oft wieder entzogen werden, jedoch verschwindet hier auch der Zugang zu allen geteilten Informationen und zum Projektverlauf. Der Idealfall wäre ein dauerhaft kostenfreier Gast-Zugang, der eine Zusammenarbeit ermöglicht.

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Die Kandidaten

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Die schiere Masse an Möglichkeiten würde hier schlicht den Rahmen sprengen. Um einen passenden Kandidaten zu finden, habe ich mich vielmehr auf meine Erfahrungswerte verlassen und zuerst bekannte Software auf ihre Tauglichkeit geprüft. Auf die 3 vielversprechendsten gehe ich etwas genauer ein.

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JetBrains YouTrack - Die bisherige Lösung

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Als ich Anfang 2024 meine Selbstständigkeit begonnen habe, viel meine Wahl auf YouTrack von JetBrains. Ausschlaggebend war damals das Lizenzmodell, das in der kostenlose Variante bis zu 10 Benutzer ermöglicht.

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YouTrack ist eine wirklich tolle Software für kleine Entwickler-Teams und Start-Ups, welche alle wichtigen Funktionen mitbringt. Allerdings richten sich Bedienung und Layout auch genau an diese Zielgruppen. Zudem sind viele Funktionen für meinen Anwendungsfall schlichtweg unnötig, lassen sich allerdings nicht verbergen. Das führt zu einer Oberfläche, in der sich besonders fachfremde Benutzer schnell verlaufen.

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Pro

• Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten
• Integrierte Wissensdatenbank (Wiki)
• Projektbezogene Vorlagen

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Contra

• "Pro Benutzer"-Lizenzierung
• Wiki ist nicht Projektbezogen
• Kleinere, aber sehr nervige Bugs (z.B. muss der Status eines Tickets manchmal mehrfach gesetzt werden, bis er aktualisiert wird)

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Fazit

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JetBrains YouTrack ist ein perfektes Match für kleine Teams und Start-Ups. Die etwas zu komplexe Oberfläche und das, für meinen Anwendungsfall, schlecht skalierende Lizenzmodell lassen mich jedoch nach Alternativen suchen.

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Microsoft Loop - Das große Versprechen

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Als Microsoft Loop Ende 2023 gestartet ist, war der Funktionsumfang noch recht überschaubar. Mittlerweile hat sich hier aber einiges getan. Besonders das Konzept der "Components" hat mich nochmal zurückkehren lassen. Das Versprechen hier: Du kannst deine Component fernab von Loop versenden und bearbeiten und dennoch erhalten alle zentral die Änderungen. Das gilt für Anwendungen wie Microsoft Teams, Microsoft Outlook oder auch Microsoft Whiteboard.

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Leider schließen viele Funktionen in Microsoft Loop Gast-Benutzer aus. So ist es z.B. nicht möglich, diese via @ zu informieren. Das macht die Software für meinen Anwendungsfall leider unbrauchbar.

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Pro

• Einfache Oberfläche mit vielen Vorlagen
• Components erlauben Bearbeitung auch in anderer Software
• Bestandteil des bestehenden Microsoft 365 Abonnements

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Contra

• Unübersichtliche Lizenzierung
• Gast-Benutzer können nicht via @ erwähnt werden

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Fazit

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Microsoft Loop ist auf dem Papier eigentlich genau das, wonach ich gesucht habe. Leider mangelt es hier an, meiner Meinung nach, Basisfunktionalität für die Zusammenarbeit mit Gast-Benutzern. Mit dem undurchsichtigen Funktionsumfang der unterschiedlichen Lizenzen tut sich Microsoft auch keinen Gefallen.

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Azure DevOps - Der "Unter-dem-Radar-Flieger"

Funktionsumfang und Aufbau sind ziemlich ähnlich zu JetBrains YouTrack. Hinzu kommen noch Quellcodeverwaltung und CI/CD. Diese zusätzlichen Funktionen lassen sich allerdings, im Gegensatz zu JetBrains YouTrack, in der Oberfläche verbergen.

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Auch die Lizenzen sind wie für meinen Fall gemacht. Azure DevOps bietet so genannte "Stakeholder-Zugänge" an. Diese erlauben eine eingeschränkte Mitarbeit am Projekt, ohne dass hierzu eine zusätzliche Lizenz erworben werden muss. Die Einschränkung beziehen sich jedoch auf Funktionen, die eh keine Anwendung finden.

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Leider ist die Oberfläche nicht auf Deutsch verfügbar. Die Übersetzung der gängigen Browser leistet hier aber eine gute Arbeit.

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Pro

• Einfach gestaltete Oberfläche
• Keine weiteren Kosten für Gast-Zugänge
• Microsoft Entra ID Integration
• Projektbezogenes Wiki

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Contra

• Keine deutsche Übersetzung
• Berechtigungen der Stakeholder-Zugänge erfordern ein paar "Tricks"

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Fazit

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Azure DevOps bietet alles, wonach ich gesucht habe. Durch ein paar Kniffe kann eine stark vereinfachte Oberfläche bereitgestellt werden, mit der auch Einsteiger schnell zurecht kommen. Die Möglichkeit von kostenfreien und dauerhaften Gast-Zugängen (Stakeholder) ermöglicht den langfristigen Zugriff für Kunden.

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Das Ergebnis

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Auch wenn ich die perfekte Lösung nicht finden konnte, stellt Azure DevOps einen soliden Kompromiss dar, ohne viele Abstriche machen zu müssen. Ich bewege mich mit meinen Anforderungen auch in einer Nische zwischen den simplen, kleinen Anwendungen wie Microsoft Planner und den komplexen, großen Anwendungen wie Atlassian Jira.

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Schlusswort

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Im zweiten Beitrag der Reihe habe ich Dir meine drei Hauptkandidaten vorgestellt und dessen Vor- und Nachteile für meinen Anwendungsfall beschrieben.

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Im nächsten Beitrag der Reihe zeige ich dir, mit welchen Hilfsmitteln ich mein Onboarding automatisiert habe, um alle Komponenten mit einem Klick einzurichten.